Cum sa te organizezi la locul de munca?

Cum sa te organizezi la locul de munca?

Pentru multi, devine o lupta zilnica in a se organiza eficient la locul de munca. Apar din ce in ce mai multe rapoarte de terminat, notitele cu task-uri se inmultesc, emailurile nu mai inceteaza sa apara. Cel mai comun sfat ar fi sa ne concentram pe o singura sarcina deodata, mai simplu de zis decat de facut. Organizarea eficienta ar fi solutia ideala. Dar care sunt metodele cele mai bune pentru a ne organiza si a deveni, astfel, ma productivi?

Dupa cum bine stim, organizarea este o componenta cheie a productivitatii. Cand se acumuleaza dezordinea, atentia noastra se diminueaza, iar performantele noastre la locul de munca vor avea de suferit. Atunci cand mintea noastra, spatiul de lucru si proiectele sunt organizate, devine mai usor sa ne eficientizam atat actiunile, cat si gandurile.

Am analizat unele dintre cele mai eficiente metode de organizare, in adevaratul sens al cuvantului, astfel incat productivitatea sa apara in mod natural.

Daca urmati sfaturile de mai jos puteti obtine mentalitatea potrivita, astfel încat organizarea sa devina a doua natura la birou. Daca considerati ca  aveti nevoie de mai mult decat cateva sugestii, cei de la Empower au o multime de articole pe diferite teme de dezvoltare profesionala. Suntem siguri ca veti gasi ceva util si totodata ii puteti indemna si pe colegii de birou sa vi se alature.

Organizati-va gandurile

Numarul de ore de somn ar trebui sa fie cel recomandat. Lipsa somnului ne face sa devenim mai putini productivi. Oricine a experimentat o noapte nelinistita v-ar putea spune ca ascutimea mintii se diminuează cu fiecare ora de somn pe care o pierdem. Scopul este de a obtine in jur de sapte ore de somn în fiecare noapte si sa luati in considerare puterea pe care o are un somn de 15-30 de minute dupa-amiaza.

Faceti un efort sa va dedicati unei singure sarcini. Daca alegeti sa va apucati de mai multe sarcini simultan nu veti face altceva decat sa va incetiniti creierul si sa nu obtineti cele mai bune rezultate. Incercarea de a face doua sau mai multe lucruri simultan poate chiar sa elibereze cortizolul hormonului de stres in creier, ceea ce poate influenta capacitatea voastra de a va concentra si de a lua decizii.

Luati pauze. David Levitin, un neurolog si autor al “Mintii Organizate”, sugereaza ca oamenii ar trebui sa ia pauze la locul de munca pentru a permite creierului sa se relaxeze. In aceste perioade de relaxare, creierul nostru este cel mai creativ si ne ajuta la stimularea  productivitatii.

Organizati-va timpul

Incepeti cu obiectivele. Cand va organizati timpul, primul lucru pe care ar trebui sa-l faceti este sa va identificati obiectivele. Obiectivele ne ajuta sa ne concentram energia si sa servesc ca punct de plecare pentru identificarea a ceea ce trebuie sa facem.

Descrieti prioritatea voastra. Odata identificate obiectivele, prioritatea va deveni clara. Prioritatea este cea mai importanta sarcina pe care trebuie sa o finalizati pentru a va atinge cel mai important obiectiv si a face lucrurile sa evolueze.

Deadline in fiecare zi – Conceptul este simplu: creeati-va un program zilnic pentru a avea o perioada timp alocata pentru fiecare activitate pe care trebuie sa o finalizati. Aceasta creeaza termene si impune limite de timp in sarcini, astfel, organizarea va fi de la sine.

Organizati-va spatiul de lucru

Cum sa ne organizam spatiul de lucru?

Luati tot ce aveti nevoie langa voi. Faceti un inventar atent al tuturor lucrurilor pe care le utilizati in mod regulat pentru a face ordine la birou. Pastrarea lucrurilor pe care le folositi cel mai des pe birou va maximizeaza productivitatea si va usureaza organizarea.

Renuntati la ce nu aveti nevoie. Prea multe obiecte duc la distragerea atentiei. Nu spunem ca birourile voastre ar trebui sa fie goale, dar renuntarea la anumite lucruri care nu sunt esentiale va face ca spatiul de lucru sa fie mai functional si mai productiv. Daca nu ati folosit ceva in ultimele sase luni, scapati de ele sau depozitati-le undeva in alta parte a incaperii.

Asezati documentele unde trebuie. Teancurile de hartii sunt una dintre cele mai mari piedici ale unei organizari eficiente. In loc sa lasati sa se adune toate documentele pe biroul vostru, creati un sistem de arhivare. Faceti fisiere diferite pentru fiecare proiect sau client si cand un document vine peste biroul vostru, asigurati-va ca ajunge imediat unde ii este locul.

Organizati-va spatiul virtual de lucru. E-mailul vostru este un spatiu de lucru in sine. Organizati-l in acelasi mod in care va organizati documentele. Aplicati sistemul de arhivare al fisierelor electronice. O alta strategie care trebuie luata in considerare este sa va asigurati ca va puneti o perioada de timp in programul de lucru pentru a rezolva treburile pentru a nu-l verifica toata ziua si a va distrage de la alte task-uri.

Acestea sunt o parte din sfaturile care speram sa va creasca productivitatea la locul de munca. Acestea sfaturi trebuie aplicate treptat pentru a nu va simti coplesiti. Daca simtiti ca nu puteti face fata, va recomandam sa va puneti un coleg sa se asigure ca puneti sfaturile in aplicare periodic.

De asemenea, va ar fi indicat sa va documentati periodic despre metode eficiente de organizare. Daca nu stiti unde sa gasiti materiale ce sa va ajute, prietenii de la Motivonti au materiale de dezvoltare personala ce va vor ajuta sa va gasiti cele mai bune metode pentru a va organiza si nu numai.